1 Allgemeines

Die Projektzeiterfassung in PMS 32 erfolgt über die Masken „Arbeitsaufwand (einzeln)“ und „Arbeitsaufwand (manuell)“. Der Aufruf erfolgt über dass Menü „Prozesse/Zeitwirtschaft“.

2 Eingabemaske Arbeitsaufwand manuell Q0102

Die Eingabemaske zur Erfassung von Projekt- und Auftragszeiten wird zur zentralen Erfassung von Zeitdaten als Bestandteil des Moduls Projektcontrolling genutzt.

Aufgrund der freien Filterung auf beliebige Mitarbeiter und Projekte ist diese Maske eher nicht für die direkte Erfassung persönlicher Zeitdaten eines Mitarbeiters geeignet. Hierfür steht mit dem Modul „Arbeitszeiterfassung“ eine eigene Funktionalität zur Verfügung, die vom Controllingmodul unabhängig ist. Die zugehörige Eingabemaske J3602 wird in dieser Dokumentation später behandelt.

In der Maske Q0102 werden dem Anwender verschiedene Eingabemethoden ermöglicht. So kann die Eingabe kombiniert entweder Projekt-, Auftrags- oder Mitarbeiterbezogen erfolgen.

2.1 Setzen der Filterwerte

Das Setzen der Filterwerte kann über verschiedene Wege erfolgen. Zum Einen über die Datensatznavigation, wobei hier die Navigation über die Projekte erfolgt.

Zum Anderen können die Filterwerte in den entsprechenden Feldern über Auswahl (F3) erfolgen. Die Auswahl des Vorgangs kann durch die vorherige Auswahl eines Projektes eingeschränkt werden. Wird kein Projekt vorgewählt wird über die Auswahl des Vorgangs sowohl das Projekt als auch der Vorgang als Filtereinstellung übernommen.

Die Auswahl des Mitarbeiters ist unabhängig von Projekt und Vorgang.

2.2 Bedeutung der Filterwerte

Die Filterwerte schränken zum Einen die Positionsliste ein und sind gleichzeitig Vorgabe beim Einfügen neuer Datensätze in die Positionsliste.

Ohne Angabe von Filterwerten können ebenfalls Datensätze erfasst werden. Dazu wurden Auswahlmöglichkeiten für Projekt, Vorgang und Mitarbeiter in der Positionsliste geschaffen.

Hinweis:

Wurde ein Projekt und ein Vorgang zugewiesen, kann erst wieder ein anderes Projekt ausgewählt werden, wenn der Vorgangswert gelöscht wird.

2.3 Eingabeverhalten

Bein Einfügen eines Datensatzes in die Positionsliste werden die eingestellten Filterwerte vorbelegt.

Das Datum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und die Beginn- und Endzeit werden auf den Wert 00:00 gesetzt, es sei denn der Datensatz wird mit Vorlage eingefügt, dann werden die Werte des aktuellen Datensatzes kopiert.

Bei Eingabe eines Stundenwertes werden ebenfalls die Beginn- und Endzeitwerte gesetzt und zwar für die Angangszeit auf 06:00 Uhr.

Werden die Anfangszeit oder das Datum eingegeben, berechnen sich die abhängigen Werte automatisch neu und die Werte Endzeit und Enddatum werden auf „Anfang“ gesetzt und erst bei Eingabe eines Stundenwertes neu berechnet.

2.4 Berechnungen (Formel)

Die Summenwerte werden anhand der angegebenen Kosten und Zeitwerte errechnet. Zur Berechnung der Summe gilt:

für die Masken Q0102/J3602:

summe = kosten * 60 * stunden * (1+uezu/100) * (1+gk/100)

für die Maske Q0103:

summe = (kosten * 60 * stunden * (1+uezu/100)) + spesen + uebernacht + (kilometer*dmprokm)

summe = summe + summe * gk / 100

3 Eingabemaske Arbeitsaufwand einzeln J3602

Die Maske J3602 dient zur Erfassung persönlicher Projektzeiten und ist in einem separaten Softwaremodul erhältlich, welches vom Modul Projektcontrolling lizenztechnisch unabhängig ist, da die Anzahl der gleichzeitigen Userzugriffe hier höher sein kann.

Da diese Art der Erfassung auch an Rechnern erfolgt, die von mehreren Mitarbeitern eingesetzt werden (z.B. Lagerrechner) und um in diesem Fall eine Ummeldung in PMS zu vermeiden, beinhaltet die Maske einen eigenen Benutzerlogin mit dem PMS-Benutzernamen und Passwort.

Abhängig von den Rechten in dieser Maske, kann der „normale“ Mitarbeiter ohne Rechte in dieser Maske nur seine eigenen Daten ansehen, eingeben und ändern.

Für Anwender mit Rechten Ansehen, Ändern und Löschen in dieser Maske sind die jeweiligen Aktionen für alle Mitarbeiterdaten möglich.

Nach Anmeldung eines Mitarbeiters und Neuanlage eines neuen Datensatzes (F7) wird der Mitarbeiter und dessen Stammdaten (Lohngruppe und Kostenstelle) vorbelegt. Der Anwender kann dann entweder

1. Das Buchungsdatum eingeben und die Zeit pauschal in Stunden eingeben oder

2. über die Schaltfläche „Kommt/Anfang“ die Startzeit für einen Buchungssatz setzen, der bei der nächsten Anmeldung für die „Geht/Ende“-Buchung vorbelegt wird.

Zur freien Eingabe stehen die Felder Belegnummer und Beleg zur Verfügung.

Für eine bessere Übersicht der zuletzt gebuchten Zeiten werden diese im unteren Teil der Maske nach wählbaren Filterkriterien dargestellt. Die neuesten Buchungsdaten stehen dabei immer am Anfang der Liste. Die Sortierung ist also umgekehrt chronologisch.

Um bereits erfasste Buchungen einsehen und gegebenenfalls ändern zu können kann in der Maske J3602 die Datensatznavigation über Blättern und Tabellenauswahl genutzt werden.

4 Ein- und Auslesen per MS-Excel

4.1 Ausgabe (Export aus PMS)

Wie schon aus anderen Bereichen bekannt, kann in der Maske Q0102 eine Ausgabe nach Excel erfolgen.

Dazu werden vier Menüpunkte angeboten, jeweils zwei zu „Standard“ und „Alternativ“.

Über die Menüpunkte „Standard“ kann keine Ausgabedatei gewählt werden, diese wird per Default im temporären PMS Verzeichnis abgelegt. Diese Option ist dazu gedacht, wenn die Datei gleich nach Bearbeitung wieder eingelesen werden soll, ohne dass die geänderte Excel-Datei vom Anwender dauerhaft gespeichert werden soll.

Bitte verwenden Sie die „Alternative“ Ausgabe, wenn die Ausgabedatei dauerhaft gespeichert oder zu anderen Zwecken verwendet werden soll. Hierbei kann die Ausgabedatei gewählt werden.

Die Einträge mit der Kennzeichnung „(Alle Felder)“ erzeugen Ausgabedateien mit allen Tabellenfeldern außer den internen Zeitstempelfeldern. Die Datei kann als Vorlage für den Import verwendet werden

4.2 Einlesen (Import nach PMS)

Für den Import aus Excel ist Voraussetzung die Verwendung der hier angegebenen Feldbezeichnungen als Spaltenüberschriften in FETT. Ohne diese Angaben kann der Import nicht erfolgreich durchgeführt werden.

Wichtige Hinweise:

Durch den Import werden alle Felder der Tabelle betrachtet, nicht wie in anderen Bereichen nur die Felder die in der Importdatei vorhanden sind. D. h. es werden möglicherweise Datensätze und Feldinhalte überschrieben, die zuvor Werte enthielten. Es werden immer ALLE Datensätze der Excelliste importiert!

Beispiel:

Die Positionsliste enthält 3 manuell angelegte Datensätze. Diese werden exportiert und anschließend sofort wieder importiert. Die Positionsliste enthält nach dem Import 6 Datensätze, da die manuell angelegten Datensätze nicht überschrieben werden können. Es erfolgt jedoch eine Neuanlage. Diese neuangelegten Datensätze können jetzt, wie im nächsten Punkt beschrieben, durch einen weiteren Import editiert werden.

4.2.1 Update-Schlüssel:

Es werden nur Datensätze geändert, die zuvor über den Import schon einmal eingelesen wurden. D. h. es werden keine manuell angelegten Datensätze geändert.

Der Updateschlüssel wird aus folgender Kombination gebildet:

idk10+"/"+ide10+"/"+idc64+"/"+DTOS(datum)+"/"+anfangzeit

D. h. durch die Updatefunktion kann kein Projekt, Vorgang, Mitarbeiter, Datum oder Anfangszeit geändert werden, vielmehr werden bei Änderung dieser Werte neue Datensätze angelegt, die zuvor Eingelesenen bleiben erhalten. Alle anderen Werte werden geändert!

4.2.2 Automatische Zuordnung:

Beim Import werden die Filterwerte nur dann berücksichtigt, wenn diese in der Maske gewählt wurden und in der Importdatei nicht enthalten sind. Es werden also nur eingestellte Filterwerte vorbelegt. Die Werte der Importdatei sind immer vorrangig. Sind also sowohl in der Importdatei Werte für Projekte enthalten und in der Maske ein Projekt vorgewählt, gilt der Wert der Importdatei.

4.2.3 Neuanlage

Es werden nur Werte importiert bei denen zumindest eine Zuordnung zum Projekt und zum Mitarbeiter gefunden wurde. Es werden keine Datensätze importiert, bei denen der Stundenwert „0“ ist.

4.2.4 Aufbau der Excel-Datei

Beispieldateien:

mit Projekt, Vorgang, Mitarbeiter-Name:

Prjnr	Nummer	Name	Datum	Stunden	Beleg	Belegnr
PRJ-001	AF-07080001	DIRK JAKSCHIK	01.08.2007	2,00	TEST	101

oder

mit Projekt, Vorgang, Mitarbeiter-Personalnummer:

Prjnr	Nummer	Persnummer	Datum	Stunden	Beleg	Belegnr
PRJ-001	AF-07080002	103	01.08.2007	2,00	TEST	102

oder

folgende Felder und Inhalte sind möglich:

Prjnr

Nummer

Persnummer

Idc64

Name

Datum

Anfangzeit

Datume

Endzeit

Stunden

Uezu

Kosten

Beleg

Belegnr

Bemerkung

PJ01

AF01

103

05.07.2007

09:00

19:30

1001

PJ01

AF01

DJA

05.07.2007

09:00

19:30

1002

PJ01

AF01

DIRK JAKSCHIK

05.07.2007

09:00

19:30

1003

103

05.07.2007

09:00

19:30

1004

05.07.2007

09:00

19:30

1005

DJA

05.07.2007

08:30

15,5

1006

05.07.2007

7,5

1007

Die Felder Kosten, GK werden aus den Daten des Mitarbeiters zugeordnet. Der Wert Stunden wird durch die Felder Anfangzeit, Datum, Endzeit, Datume berechnet oder umgekehrt.

Beispiele: (Belegnummer dient hier lediglich der Identifikation der Beispieldatensätze)

1001: Zuordnung Mitarbeiter über Personalnummer, Berechnung der Stunden über Zeitangaben.

1002: Zuordnung Mitarbeiter über Kürzel, Berechnung der Stunden über Zeitangaben.

1003: Zuordnung Mitarbeiter über Name, Berechnung der Stunden über Zeitangaben.

1004: Zuordnung Mitarbeiter über Personalnummer, Berechnung der Stunden über Zeitangaben, Zuordnung der Projekt und Vorgangsdaten über Filtereinstellung.

1005: Berechnung der Stunden über Zeitangaben, Zuordnung der Projekt-, Vorgangs- und Mitarbeiterdaten über Filtereinstellung.

1006: Zuordnung Mitarbeiter über Kürzel, Berechnung der Endzeit über Stundenangabe, Zuordnung der Projekt und Vorgangsdaten über Filtereinstellung.

1007: Berechnung der Anfang- und Endzeit über Stundenangabe, Zuordnung der Projekt-, Vorgangs- und Mitarbeiterdaten über Filtereinstellung.

Somit ergibt sich die Minimalliste aus den Feldern DATUM, STUNDEN. Dann ist jedoch beim Import die Angabe der Filtereinstellung erforderlich.

5 Barcodeerfassung

In PMS32 werden Barcode Buchungen dazu verwendet die Eingabe von erfassten Daten zu erleichtern. Dazu wird ein kompakter Barcode-Scanner mit Tastatur verwendet der über serielle oder USB- Schnittstelle über eine Ladeschale die Daten überträgt.

Im praktischen Einsatz werden die Daten per Scanner offline erfasst und danach in die Datenbank übertragen. Dazu überwacht ein Programm die serielle Schnittstelle(n) und überträgt die empfangenen Daten in eine Tabelle der PMS-Datenbank.

Weiter Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum Barcodemodul.